V poslední velké aktualizaci v tomto roce jsme si pro naše uživatele nachystali pořádnou dávku vylepšení. Koneckonců, je to vánoční verze, takže nadělujeme 🙂 Advokátní spisy se musí pěkně rozrůstat o funkce jako na např. autorizovaná konverze.
Jaké změny jsme si pro váš připravili jako hlavní lákadlo?
- Autorizovaná konverze na kliknutí (video)
- Manažerské přehledy o vykazované práci
- Modernější vzhled advokátního spisu
- Účtování práce pod hlavičkou více advokátů v jednom Evoliu (video)
- Nové možnosti tiskových sestav vyúčtování a faktur
- Vykazování dovolené a různých nepřítomností v kanceláři, ale nejdříve…
Autorizovaná konverze na jedno kliknutí
Nejpožadovanější věc z našeho dotazníku se konečně dostala k vám! Autorizovanou konverzi určitě nemusíme přestavovat, protože se s ní potýká každý advokát. Ti, co mají Evolio, to teď budou mít o hodně jednodušší… …tedy v případě, že mají počítač s Windows. Nicméně i pro uživatele s Mac OS svítí světlo na konci tunelu – připravujeme verzi i pro ně.
Samotná konverze probíhá přímo v dokumentech spisu. Na výběr máte z konverze listinné do elektronické, a naopak z elektronické do listinné. Každý dokument s autorizovanou konverzí se uloží jako kopie s doplněným názvem o _konverze_EL nebo _konverze_LE. Rozhodně koukněte na přiložené video.
Manažerské přehledy o vykázané práci
Manažer vyúčtování byl rozšířen o záložku Přehled, která přináší lahůdku pro všechny, kdo chtějí více informací o vykazování práce ve svém týmu. Najdete tu seznam uživatelů s měsíčním nebo týdenním přehledem vykázaných hodin. Na první pohled se snadno zorientujete, protože zelená barva v políčku mění odstín podle výše vykázaného času. Ještě doplníme, že jako standardní pracovní dobu bereme 8 hodin 😉
Zobrazený kalendář toho nabízí ale mnohem více. Máte možnost vybrat filtr a zobrazit si objemy vykázané práce např. pro konkrétního klienta nebo jen pro úkony dle advokátního tarifu. Možnosti filtrace si rozhodně prozkoumejte! V ukázce níže pak můžete vidět, že práci za daný den si můžete rozkliknout a podívat na konkrétní seznam. Dokonce můžete vykázanou práci přímo upravit.
Jedno Evolio zvládne více firem
Někteří z Vás měli požadavek vykazovat a účtovat práci pod hlavičkou vícero firem-dodavatelů v jednom Evoliu. Ve faktuře jste si dodavatele mohli už delší dobu změnit, ale bylo to opravdu jen základní řešení. Jde o zajímavé téma, takže jsme funkci více dodavatelů zcela přepracovali.
Ve videu níže se dozvíte, jak více firem přidat. Důležité je, že se pro každou firmu/dodavatele dají nastavit oprávnění, kdo může její data vidět. Díky tomu může v Evoliu účtovat např. více advokátů, kteří sdílejí zaměstnance, ale fakturují odděleně. Nebo si tímto způsobem můžete zavést divize, v rámci kterých sledujete finanční toky. Ve videu pak uvidíte i praktickou stránku věci, jak s dodavateli pracovat ve spise i v Manažeru vyúčtování.
Vylepšené kalendářové zobrazení
Kalendář v Evoliu postupně nabírá na oblíbenosti. Je to zajímavý pomocník, který zobrazuje úkoly a oproti Outlooku má svůj vlastní způsob práce.
Posbírali jsme od vás připomínky a na jejich základě vylepšili zobrazení úkolů, zejména jsme přidali více údajů z propojených spisů. U názvu úkolu v pohledávkovém spise se zobrazí aktuální výše dluhu. Do dalšího řádku, k času úkolu, jsme přiřadili subjekt a zároveň vytvořili třetí, ve kterém je číslo a název případu. Připojili jsme také funkce ze seznamu úkolů jako jsou ikonky pro přílohy a komentáře nebo bublinu s popisem úkolu při najetí myší. Ty se v řádkovém zobrazení úkolů velmi osvědčili, takže jsme je chtěli lépe využít k Vaší spokojenosti.
Konečně přehledná evidence dovolených a nepřítomností
Řada advokátních kanceláří chce v rámci vykazování práce sledovat také různá volna, sick days a nemocenské. Doposud se to řešilo vykazování práce do různých interních spisů.
V této verzi jsme rozšířili sekci Můj výkaz práce o tlačítko Zapsat volno. Pokud na něj kliknete, objeví se specializované okno pro zadání volna. Pozor! Stále je nutné práci vykázat do nějakého interního spisu.
Takto vykázané volno je přehledně vidět (má své zabarvení) a krásně funguje ve všech různých reportech a přehledech.
Zobrazení vykázané práce na časové ose spisu
Když už jsme u toho vykazování, pojďme se podívat na rozšíření časové osy spisu. U provedených úkonů byl na časové ose vidět popis, ale co je možná důležitější, informace o vykázané práci chyběly. Uživatel si musel vždy otevřít úkon. To už s novou verzí odpadá. Vykázaná práce je na timeline označena symbolem stopek s celkovou délkou. Dále je vidět typ činnosti s jménem uživatele, který práci provedl a také světlejší šedou poznámka u výkazu.
Více tiskových sestav a přehledné členění dle typu práce
Posunujeme se dále v možnostech a počtu tiskových sestav pro vyúčtování. Sestavy nyní mají rozdělení položek do kategorií podle typu práce a liší se podle, zobrazovaných sloupců s podrobnostmi o DPH nebo celkových součtech. Pro vyzkoušení je důležité nastavit vzor v záhlaví před spuštěním generování PDF, jinak se bude generovat stále stejná sestava!
Rozdělení položek faktury a více jazyků
Po vyúčtování následuje fakturace, kterou jsme nemohli vynechat. Evolio začalo při vytváření faktury rozlišovat položky nákladů a právních služeb – přidává je jako samostatné položky faktury. Dochází tak k zdokonalení evidence, klienti ví za, co platí a uživatelé už nemusí ručně rozepisovat položky.
Další úpravu, kterou využijí především kanceláře s klienty z ciziny, jsou více jazyčné faktury. Na výběr máte angličtinu a jazyky nám blízké.
Pokračujeme ve změnách designu
Snažíme se být neustále moderním nástrojem advokátů, a to se netýká pouze funkcí, ale také po stránce vzhledu. Přece jen, když člověk pracuje s něčím, co se mu líbí, hned jde práce více od ruky. První změnou, kterou nebudete moci přehlédnout, je nová hlavička spisu. Tam jsme zapracovali nejen na vzhledu a tím i kvalitnější orientaci, ale i lepšímu přizpůsobení těch funkcí, které jsou důležité a často používané. Vytáhli jsme více do popředí hlavní subjekty případu nebo odeslání datové zprávy a emailu z menu Akce. Také je barevně odlišili, aby pozornost upoutaly ty správné věci.
Hlavní menu nyní zajíždí do podoby ikon nejen v poště. Přistoupili jsme pro to z důvodu úspory místa, které je tak efektivněji využito. Na velkých monitorech to možná nebude tak propastný rozdíl, ale třeba u notebooků je práce s Evoliem opravdu lepší. Poslední modernizací vzhledu v této verzi jsou dialogy – okna které se neotevírají přímo v Evoliu, například: detail vykázané práce, přidání spisové značky, nastavení vykazování nebo financí na spise atd. Ubrali jsme šedé barvy, která působila těžkopádným dojmem a přidali bílou, která působí svěžeji.
A takový doplněk na konec
Rušíme otravné tlačítko pro stažení Synchronizéru, pro uživatele, kteří jej aktivně používají. Pro ně po nějakém čase začalo více překážet při práci s dokumenty v Evoliu, než pomáhat. Noví uživatelé tlačítko k dispozici mít budou. Jde také nadále stáhnou přes odkaz v naší dokumentaci.
Odkaz na synchronizer se zbytečně nezobrazuje.
