Léto 2025? Ano, léto je v Evoliu tradičně časem inovací a nových funkcí. Naslouchali jsme vašim podnětům, testovali nápady a nasadili do ostrého provozu řadu vylepšení.
Ať už jde o vykazování práce, úkoly, poštu, dokumenty nebo integrace s dalšími systémy, cílem je jediné. Aby pro vás Evolio bylo ještě rychlejší, pohodlnější a chytřejší.

Zde je přehled nejvíce zajímavých funkcí, o kterých si dále můžete přečíst více.

• Vykazování: Rozšíření akce pro změnu stavu výkazu práce
• Úkoly: Odebrání osoby ze sledujících úkolů
• Úkoly: Možnost editace komentáře v úkolu
• Práva: Opatření proti plnění cizích úkolů
• Pošta: Auditní stopa u pošty
• Pošta: Možnost otevřít přeposlaný e-mail z aktivit
• Pošta: Vyhledávání v podatelně podle subjektu
• Pošta: Možnost změnit pořadí vlastníků poštovních účtů
• Spisy: Import e-mailů
• Dokumenty: Hromadné přesouvání dokumentů mezi spisy
• Splátkový kalendář: Možnost přidání či odebrání splátek ve vytvořeném kalendáři
• Paušály: Propojení mezi spisy – Nové typy paušálů
• Fakturace: Možnost filtrování podle více typů dokladů v Manažeru vyúčtování
• Integrace: Rozšíření párování plateb s bankou AirBank
• Integrace: Sledování nových událostí z insolvenčního rejstřík
• Integrace: Možnost nelustrovat vybrané subjekty na OR a ISIR

Vykazování

Rozšíření akce pro změnu stavu výkazu práce

V Evoliu postupně rozšiřujeme možnosti hromadných akcí nad vykázanou prací. Nově můžete přímo z přehledu snadno měnit stav výkazů práce.

Díky tomu:

• už není nutné procházet jednotlivé výkazy zvlášť,

• můžete jedním krokem označit více položek a hromadně je převést do požadovaného stavu (např. schváleno, vyúčtováno),

• zrychlíte administrativu a snížíte riziko přehlédnutí.

Úkoly

Odebrání osoby ze sledujících úkolů

Na základě podnětů uživatelů jsme přidali možnost odebrat osobu ze seznamu sledujících u úkolu. Díky tomu máte plně pod kontrolou, kdo dostává notifikace o změnách nebo komentářích.

Díky této funkci:

• můžete rychle odebrat uživatele, který už s úkolem nesouvisí,

• zabráníte zahlcování kolegů zbytečnými upozorněními,

• udržíte seznam sledujících aktuální a přehledný.

Typická situace? Úkol sleduje kolega, který jej pouze dočasně řešil, ale už se projektu neúčastní. Dříve dostával zbytečné notifikace, nyní ho snadno ze sledování odeberete a notifikace budou chodit jen těm, kteří je opravdu potřebují.

Možnost editace komentáře v úkolu

Komentáře v úkolech byly až dosud neměnitelné. Nově jsme ale přidali praktickou možnost provést editaci krátce po vložení komentáře.

Uživatelé tak mají 10 minut na opravu. Ať už jde o překlep, chybějící informaci nebo doplnění detailu. Nemusíte kvůli drobné chybě zakládat další komentář, komunikace zůstává čistá a přehledná.

Díky tomu:

• opravíte pravopisnou chybu bez zbytečného zahlcení vlákna,

• doplníte klíčovou informaci, na kterou jste zapomněli,

• zachováte srozumitelnost komunikace v úkolech.

Typická situace? Napíšete komentář, odešlete ho a pak si uvědomíte, že chybí příloha nebo odkaz. Nyní stačí během pár minut komentář upravit a vše máte pohromadě v jednom vlákně.

Práva

Oprávnění proti plnění cizích úkolů

V nastavení práv jsme zpřísnili logiku plnění úkolů. Nově platí, že pokud uživatel nemá oprávnění „plnit cizí úkoly“, nemůže je uzavírat. Výjimku tvoří jen situace, kdy je úkol nastaven ke schválení – tehdy může být uzavřen také osobou pověřenou schvalováním.

Díky tomu:

• každý uživatel odpovídá skutečně jen za své vlastní úkoly,

• předchází se omylům, kdy někdo nechtěně splnil úkol, který mu nepatřil,

• zároveň zůstává zachován správný proces u úkolů, které vyžadují schválení.

Typická situace? Úkol byl přiřazen konkrétnímu uživateli, ale jiný kolega ho omylem označil jako splněný. Díky novému opatření k tomu už nedojde. Cizí úkol uzavřít nelze, pokud k tomu není explicitně určen schvalovacím procesem.

Pošta

Auditní stopa u pošty

V Evoliu nyní u každého e-mailu najdete podrobnější auditní stopu. To znamená, že máte přehled nejen o tom, kdo zprávu otevřel, ale také o všech změnách, které s ní souvisí. Například když byla přesunuta mezi spisy, předána jinému kolegovi nebo znovu zařazena.

Díky tomu:

• snadno dohledáte celou historii práce s konkrétní poštou,

• i při přesouvání mezi spisy víte, jaký byl původní kontext,

• eliminujete zmatky v týmu ohledně toho, kdo a kdy s poštou pracoval.

Typická situace? Pošta byla omylem zařazena do nesprávného spisu a poté přesunuta na správné místo. S auditní stopou vždy vidíte, jaký byl postup a kdo akci provedl.

Možnost otevřít přeposlaný e-mail z aktivit

Práce s poštou je teď ještě přehlednější. Pokud e-mail přepošlete nebo na něj odpovíte, zobrazí se v aktivitách nová možnost otevřít tento odeslaný e-mail přímo z přehledu. Už tedy nemusíte dohledávat přeposlanou zprávu v odeslané poště – máte ji vždy rychle k dispozici přímo u původní komunikace.

Díky tomu:

• snadno navážete na předchozí komunikaci bez složitého hledání,

• udržíte si kontext, kdo komu a kdy e-mail přeposlal,

• šetříte čas při práci s poštou a spisy.

Typická situace? Klient vám pošle dotaz a vy jej přepošlete kolegovi. Nyní uvidíte v aktivitách původní zprávu i vaši přeposlanou verzi a obě si můžete rovnou otevřít. Máte tak celou historii komunikace na jednom místě.

Vyhledávání v podatelně podle subjektu

Na základě zpětné vazby od uživatelů jsme do podatelny přidali možnost vyhledávat také podle subjektu. Jde o zásadní parametr, který usnadňuje práci zejména tam, kde je evidováno více podpisů a poštu by jinak bylo nutné dohledávat jednotlivě.

Díky tomu:

• rychle najdete veškerou poštu související s konkrétním klientem nebo protistranou,

• odpadá zdlouhavé hledání v jednotlivých spisech či složkách,

• máte jistotu, že vám neunikne žádná relevantní zpráva.

Typická situace? Klient se ptá, zda bylo doručeno podání od konkrétní protistrany. Dříve bylo nutné projít více spisů, nyní stačí zadat subjekt do vyhledávání a hned vidíte všechny související zprávy v podatelně.

Možnost změnit pořadí vlastníků poštovních účtů

Správa poštovních účtů je nyní výrazně přehlednější. Nově můžete měnit pořadí vlastníků poštovních účtů a to buď automaticky podle abecedy, nebo pomocí vlastního řazení.

Díky tomu:

• snadněji se orientujete i ve velkém počtu účtů,

• při výběru účtu ve spise rychleji najdete ten správný,

• můžete si přizpůsobit pořadí účtů podle toho, jak s nimi opravdu pracujete.

Typická situace? Klient měl v systému 73 poštovních účtů a při přiřazování účtu ke spisu bylo hledání velmi nepohodlné. Nyní lze účty seřadit abecedně nebo podle vlastní logiky a navíc je při vytváření spisu k dispozici i vyhledávání v poštovních účtech.

Spisy

Import e-mailů

Do spisů nyní můžete snadno přetahovat e-maily a spustit tak automatizovaný import podobný tomu, který už znáte z datových schránek. Evolio se postará o zpracování zprávy, její zařazení do spisu a uložení potřebných informací.

Výhodou je, že se přitom nemusíte ohlížet na to, zda má daný e-mail v Evoliu vlastní účet. Importovaný e-mail se zařadí do dokumentů. Pokud v Evoliu máte příslušný e-mailový účet, importovaný mail se do účtu sám zařadí.

Díky tomu:

• rychle dostanete e-maily tam, kam patří,

• nemusíte řešit zdlouhavé nastavování poštovních účtů,

• sjednotíte si veškerou komunikaci

Typická situace? Klient vám pošle důležité podklady z adresy, která není napojená na Evolio. Dříve bylo nutné zprávu ručně ukládat a znovu nahrávat. Teď ji jednoduše přetáhnete do spisu a systém se o vše postará.

Dokumenty

Hromadné přesouvání dokumentů mezi spisy

Nově můžete v Evoliu hromadně označit více dokumentů nebo celé složky a jednoduše je přesouvat – a to nejen v rámci jednoho spisu, ale i mezi různými spisy.

Díky tomu:

• odpadá nutnost soubory stahovat a znovu nahrávat,

• zvládnete rychle přemístit i větší objemy dokumentů,

• zachováte si pořádek a strukturu v celé dokumentaci.

Typická situace? Podklady byly omylem nahrané do nesprávného spisu nebo složky. Dříve to znamenalo složité stahování a opětovné nahrávání. Teď stačí vše označit a jedním krokem přesunout na správné místo – ať už jde o jeden dokument, nebo desítky souborů najednou.

Splátkový kalendář

Možnost přidání či odebrání splátek ve vytvořeném kalendáři

Na základě požadavků uživatelů jsme rozšířili práci se splátkovými kalendáři. Doposud bylo možné u již vytvořeného kalendáře měnit jen výši jednotlivých splátek. Nově lze také přidávat nebo odebírat splátky, ale je nutné kalendář převést na individuální splátky.

Díky tomu:

• snadno zohledníte změny v dohodě s klientem,

• nemusíte kvůli úpravě zakládat celý nový kalendář,

• ušetříte čas i riziko chyb při přepisování údajů.

Typická situace? Klient se s protistranou dohodne na rozložení splátek jinak než původně. Například přidá jednu menší splátku navíc. Dříve bylo nutné vytvořit nový kalendář od začátku, nyní stačí jen přidat nebo odebrat konkrétní splátku a vše se automaticky přepočítá.

Paušály

Propojení mezi spisy

Přepracovali jsme systém paušálů tak, aby bylo možné propojit více spisů s jedním paušálem. Konkrétně lze nyní navázat podřízený spis na paušál vedený u spisu nadřízeného.

Díky tomu:

• můžete využít jeden paušál pro více spisů zároveň,

• hodiny vykázané v podřízených spisech se automaticky zaúčtují do společného paušálu,

• ušetříte čas při správě agendy a fakturace u složitějších případů.

Typická situace? Klient má několik spisů, které se týkají jedné věci (například více dílčích řízení). Dříve bylo nutné řešit každý spis zvlášť, nyní stačí nastavit jeden paušál u hlavního spisu a vše se zaúčtuje centrálně.

Fakturace

Možnost filtrování podle více typů dokladů v Manažeru vyúčtování

V Manažeru vyúčtování jsme rozšířili možnosti filtrování. Nově si můžete zobrazit více typů dokladů najednou – například faktury a daňové doklady v jednom přehledu.

Díky tomu:

• máte rychlejší a kompletnější přehled o vyúčtování,

• odpadá nutnost proklikávat se mezi jednotlivými typy dokladů,

• usnadníte si práci při hromadné kontrole a zpracování dokladů.

Typická situace? Při přípravě měsíční uzávěrky potřebujete zkontrolovat jak faktury, tak daňové doklady. Dříve bylo nutné procházet je zvlášť, nyní si je jednoduše zobrazíte společně v jednom filtru.

Integrace

Rozšíření párování plateb s bankou AirBank

Seznam bankovních integrací v Evoliu se rozšířil o Air Bank. Nově tedy můžete příchozí platby z Air Banku automaticky importovat přímo do systému a rovnou je spárovat s fakturami nebo pohledávkami.

Díky tomu:

• odpadá ruční přepisování plateb z výpisů,

• faktury se spárují okamžitě a bez zbytečných chyb,

• správa finanční agendy je rychlejší a pohodlnější.

Typická situace? Přijde platba od klienta. Dříve bylo nutné ji ručně dohledat a přiřadit k faktuře. Nyní se platba načte automaticky a hned uvidíte, že je faktura uhrazená.

Sledování nových událostí z insolvenčního rejstřík

Na četné dotazy našich uživatelů jsme rozšířili napojení na insolvenční rejstřík. Evolio nyní dokáže sledovat veškeré změny a doplnění listin.

Pro začátek jsme zvolili jednoduchou a praktickou formu – jednou denně vám zašleme report s nově zjištěnými změnami. Díky tomu máte všechny důležité informace k dispozici bez nutnosti kontrolovat rejstřík ručně.

Díky tomu:

• už vám neunikne žádná nová listina ani doplnění v insolvenčním rejstříku,

• všechny změny máte přehledně shrnuté v denním reportu,

• získáte čas navíc, protože odpadá nutnost sledovat změny manuálně.

Typická situace? Sledujete průběh insolvenčního řízení, kde kromě klíčových událostí přibývají i další listiny. Dříve byste si museli informace zjišťovat sami, nyní vám Evolio jednou denně pošle kompletní přehled změn.

Možnost nelustrovat vybrané subjekty na OR a ISIR

Při práci s velkým počtem subjektů může automatická lustrace v obchodním rejstříku (OR) a insolvenčním rejstříku (ISIR) vést k zahlcení uživatelů novými úkoly. Proto jsme přidali možnost nastavit, které subjekty se nemají lustrovat.

Díky tomu:

• můžete přesně určit, které subjekty chcete sledovat a které naopak ignorovat,

• omezíte nadbytečná upozornění a úkoly,

• zachováte si přehlednost a soustředíte se jen na skutečně důležité změny.

Typická situace? Klient pracuje se stovkami subjektů, u nichž není potřeba sledovat změny v rejstřících. Dříve byl zahlcen desítkami zbytečných úkolů denně. Nyní si jednoduše nastaví, které subjekty se mají ignorovat, a systém hlásí jen to, co je opravdu relevantní.

A co dál?

Věříme, že vám nové funkce a rozšíření usnadní každodenní práci a přinesou větší přehled i jistotu při správě agendy.
Pokud by vás zajímaly detaily nebo si chtěli některé novinky vyzkoušet přímo v praxi, podívejte se na naše webináře či nápovědu, kde vše najdete krok za krokem.

Sledujte naše další aktualizace a těšte se na ještě více inovací, které pro vás připravujeme v průběhu podzimu.

Máte k novinkám dotazy nebo návrhy na vylepšení? Rádi si je vyslechneme! Vaše zpětná vazba je pro nás klíčová. Společně tvoříme Evolio lepší. Děkujeme, že jste s námi!